Mät processer, arbeta agilt med kontinuerliga förbättringar och ha tydligt fördelade roller. Det kan bidra till ökad grad av processorienterat arbete, enligt studenterna Erik Wilhelmsson och Edvin Gustafsson. De har i sitt examensarbete undersökt framgångsfaktorer för att lyckas med ett processorienterat arbetssätt på en myndighet. Allt på uppdrag av Lantmäteriet.
De nyblivna högskoleingenjörerna, Erik Wilhelmsson och Edvin Gustafsson, från Högskolan i Gävle har under våren gjort sitt examensarbete på Lantmäteriet i Gävle. Uppdraget från processtödet på Geodata handlade om att undersöka framgångsfaktorer för att lyckas med ett processorienterat arbetssätt i en funktionsstyrd verksamhet. Studenterna har bland annat gjort intervjuer och jämfört sju myndigheter med Geodata. De myndigheter som ingår i undersökningen är: Bolagsverket, MSB (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap), Trafikverket, DIGG (Myndigheten för digital förvaltning), Arbetsmiljöverket, Migrationsverket och Skatteverket.
– Vi upplevde att det finns utmaningar i att kombinera funktionsstyrd verksamhet med processorientering. Därför ville vi få undersökt om andra myndigheter hade samma utmaningar och hur de har löst problemet. Och om det finns några metoder för att lyckas med kombinationen, säger Anna Arnborg, verksamhetsarkitekt, Verksamhetssamordning, Geodata.
Sammanfattning av undersökningen
Hur arbetar de undersökta myndigheterna?
- Linjefokuserat arbetssätt:
På grund av de lagar och riktlinjer som myndigheter ska följa kommer linjeorganisationen aldrig kunna upphöra. Det begränsar myndigheters möjlighet för total processmognad. - Få myndigheter har mätetal kopplade till processer:
En organisation behöver kunna mäta sina processer för att uppnå en hög processmognad. Alla myndigheter som intervjuats vill till någon grad mäta sina processer men vissa har kommit längre än andra. - Värdeströmmar:
Tre av myndigheterna jobbade med metoden Scaled Agile Framework (SAFe), där värdeströmmar är en del av ramverket. SAFe är det ledande ramverket för att skala agil utveckling från team till program- och portföljnivå. För att hantera information på ett effektivt sätt kan man se värdeströmmar som en serie av processer och aktiviteter som tillsammans leder fram till att informationen presenteras till användaren.
Vilka framgångsfaktorer skulle kunna bidra till en ökad grad av processorienterat arbete på svenska myndigheter?
- Mäta processer
- Arbeta agilt med kontinuerliga förbättringar
- Värdeströmmar
- Bra processkarta med tydligt fördelade roller
- Förståelse hos samtliga för det processorienterade arbetet
Vilka åtgärder kan Lantmäteriet vidta för att nå en högre grad av processorienterat arbete?
- Använd metod för att utveckla verksamhetsanpassade mätetal
- Utvärdera om Scaled agile framework (SAFe) är något som är möjligt att implementera
- Lägg in ett sätt för samtliga att se långsiktiga och kortsiktiga mål för organisationen via ett mätsystem
- Ökad kunskap om och förståelse för processorienterat arbetet hos ledning