Ett ortnamn är en under en viss tid och i en viss krets av människor entydig benämning på en viss geografisk lokalitet (plats).
Syftar alltid på en viss geografisk plats
Det är inte bara städer och byar som har namn utan alla slags platser, till exempel sjöar, fjäll, torp, gårdar, gator och kvarter. Ett ortnamn syftar alltid på en viss geografisk plats. Trots att det finns många sjöar i Sverige som heter Storsjön syftar vart och ett av dessa namn på var sin unik sjö.
Ortnamnen gör det lätt att orientera sig
När en plats har ett namn går platsen att prata om med andra. Utan ortnamn skulle det vara mycket svårare att orientera sig i omgivningen. Därför måste åtminstone en liten grupp människor känna till och använda namnet. En sådan grupp kallas namnbrukarkrets. Utan namnbrukarkrets har man i princip inget ortnamn. Benämningen måste vara entydig, och de som ingår i en namnbrukarkrets måste vara överens om vilket namn man använder för vilken plats.
Ortnamn har ändrats över tid
Ortnamn ändras också över tid. Själva namnet kan förändras: den by som hette Vidhusa eller Vidhössa på medeltiden heter idag Vedyxa. Det kan också ske förändringar i vad namnet syftar på. Namnet Örebro var ursprungligen namnet på en bro, men kom med tiden att syfta till en hel stad. Därför definierar man ett ortnamn som något som används under en viss tid.